נוהל משלחות ראשי רשויות היוצאות לחו"ל וכן נוהל אירוח משלחות נכנסות

1. מטרה

נוהל זה ממסד את המתודולוגיה ולוחות הזמנים לארגון ויציאת משלחות ראשי רשויות ומי מטעמם לביקורים מקצועיים מטעם מרכז השלטון המקומי, וכן- את אופן האירוח של משלחות מחו"ל, המבקרות בארץ, כאורחי מרכז השלטון המקומי.

2. הגדרות

2.1 מרכז השלטון המקומי- "מש"מ".
2.2 מינהל קשרי חוץ- קש"ח ו/או "המינהל".
2.3 משלחת/משלחות יוצאות- משלחת/ות המורכבת/ות מראשי רשויות ו/או בעלי תפקידים ברשויות המקומיות, היוצאות לביקור עבודה בחו"ל מטעם מרכז השלטון המקומי, באמצעות ליווי מקצועי של מינהל קשרי חוץ.
2.4 משלחת/ות מבקרת/ות- משלחת של בעלי תפקידים מהזירה הבינלאומית, להם עניין ב- או זיקה לנושאים מוניציפאליים, המבקרת בארץ בהזמנת מרכז השלטון המקומי.

3. אופן הזמנת בחירת והזמנת חברי המשלחת

בחירת חברי המשלחת תתבצע על ידי יו"ר מש"מ ויו"ר ועדת קש"ח, עפ"י ההמלצות המקצועיות שיעביר מינהל קש"ח.
להלן הקריטריונים המקצועיים:-
3.1 ראשי רשויות ו/או נציגים רשמיים מטעמם ייבחרו עפ"י התאמת אופי הרשות המקומית ליעדי ומטרות הביקור.
3.2 לביקור בעיר בחו"ל, אשר לה עיר תאומה בישראל, יוזמן ראש הרשות המקומי/נציג מטעמו.
3.3 הזמנת ובחירת חברי המשלחת תתבצע כל העת גם בהתאם לקריטריונים המקצועיים המבוקשים ע"י הגורם המזמין בחו"ל.
3.4 למשלחת, אשר במהלכה אמורה להיחתם ברית ערים תאומות, יוזמנו ראשי הרשויות הרלבנטיים או נציג מטעמם.
3.5 בטרם תצא כל משלחת, יוגדר דרג משתתפיה, קרי האם מדובר אך ורק בראשי רשויות ו/או בדרגים נוספים.
3.6 בכל משלחת תותר השתתפות בת נציגות אחת לאותה רשות מקומית.
3.7 לא תותר חברות במשלחת לראש רשות או נציג מטעמו אם במהלך השנה החולפת ביקר אותו נציג בחו"ל מטעם מרכז השלטון המקומי. זאת, למעט כאשר מדובר בראש רשות הנושא תפקיד מסוים- או הנו בעל ניסיון- הרלבנטי לנושא שלשמו יוצאת המשלחת.
3.8 חשוב שבכל משלחת יהיה ייצוג הולם למגזרים שונים ולאזורים גיאוגרפיים שונים ככל הניתן, במטרה לייצר הטרוגניות המשקפת את פני המדינה.
3.9 ככלל, ראשי רשויות ו/או מי מטעמם יוזמנו וישתתפו במשלחות מקצועיות בגפם, וללא ליווי של בני/בנות זוג במהלך הביקור הרשמי.

4. מינוי ראש המשלחת

4.1 לכל משלחת ימונה ראש משלחת.
4.2 ראש המשלחת ימונה ע"י יו"ר מש"מ ויו"ר ועדת קש"ח, בהתאם לזיקתו וניסיונו בכל הנוגע במטרות המקצועיות של המשלחת.
4.3 ראש המשלחת ימלא דו"ח ביקור, אשר יימסר למינהל לאחר החזרה ארצה.
4.4 בדו"ח הביקור, ימלא ראש המשלחת את הלימת הביקור ליעדים ולמטרות שהוצבו מלכתחילה למשלחת ע"י המינהל.

5. ניהול מידע

5.1 המינהל ימשיך לנהל תיעוד של חברי המשלחות השונות וכן- של ראשי רשויות שהוזמנו והשיבו בשלילה.

6. תכנית ביקורים שנתית למשלחות יוצאות ונכנסות

6.1 המינהל ימשיך לערוך, מידי תחילת שנה, תכנית עבודה מקצועית הכוללת בין היתר גם את המשלחות המקצועיות המתוכננות לצאת מטעם מש"מ לחו"ל. את התכנית המפורטת יעביר המינהל ליו"ר המש"מ ויו"ר ועדת קש"ח לאישור.
6.2 לפני יציאתה של כל משלחת לחו"ל, כל הנמנים עליה יקבלו מהמינהל חוברת המכילה את:
- יעדי הביקור
- לו"ז מפורט
- חומר רקע אודות האישים והארגונים עמם ייפגשו חברי המשלחת
- קורות חיים של חברי המשלחת הישראלים, מתורגמים לאנגלית.
- פרטי הקשר הרלבנטיים במדינת היעד, לרבות של השגרירות, וכיוצ"ב.
- מידע חיוני לוגיסטי נוסף.
6.3 טרם כל יציאה לחו"ל, תחול חובה על כל משתתף במשלחת להגיע לתדרוך מקצועי מטעם המינהל, במהלכו יועברו כל התכנים לעיל.
6.4 במהלך השנה, ככל שיסתמן צורך לביקור ביעד אשר לא נכלל בתוכנית הביקורים השנתית- בין שזהו ביקור נוסף ביעד אשר יצאה אליו משלחת ובין שזהו יעד חדש, ידאג המינהל להעביר את הצורך בקיום הביקור להנהלת המש"מ, לרבות פירוט יעדיו. זאת, על מנת לקבל אישור להוצאתו לפועל. הנושא יאושר על ידי יו"ר המש"מ, יו"ר ועדת קש"ח ומנכ"ל המש"מ.

7. הכנת תקציב שנתי לתוכנית ביקורים וכן- רזרבת תקציב לביקורים לא מתוכננים

7.1 המינהל יערוך תכנית תקצוב לכל משלחת בנפרד, וזאת במסגרת התקציב המפורט לתוכנית העבודה השנתית. התקציב יאושר עי יו"ר ועדת קש"ח והנהלת המש"מ, לרבות יו"ר מש"מ ומנכ"ל המש"מ.
7.2 בהתחשב בכך, שהזירה הבינלאומית מזמנת הזדמנויות ואירועים רבים, שאינם ניתנים לתכנון מראש ובהתאם לשיקולים מקצועיים, נדרש המינהל לגלות גמישות רבה לצורך ניצול ההזדמנויות בזירה הבינלאומית ומתן מענה לצרכים בזירה זו. לכן, על המינהל להיערך במסגרת תכנית העבודה השנתית שלו לקיומה של רזרבה תקציבית לקיום משלחות כאמור.

8. מימון והבטחת תשלום הוצאות מאת הרשויות המקומיות

8.1 רשות אשר ראש הרשות ו/או נציג אחר מטעמה יהא חבר באחת המשלחות, תישא בעלות ההשתתפות בהוצאות, בשיעור אשר ייקבע ע"י מינהל קש"ח ויפורט בפני הרשות המקומית במסגרת ההזמנה ליטול חלק במשלחת.
8.2 על ראש רשות, שאישר את השתתפותו, לשלוח התחייבות כתובה מגזברות הרשות המקומית, ובחתימתו של ראש הרשות עצמו, לתשלום ההוצאות, כתנאי להשתתפות במשלחת.

9. משלחות נכנסות

9.1 מדובר במשלחות שהזומנו ע"י מינהל קשרי חוץ, באישור יו"ר ועדת קש"ח ויו"ר המש"מ לקידום צרכים מקצועיים.
9.2 כנהוג בזירה הבינלאומית, משלחת גומלין תכוסה על ידי הגורם המזמין (קרי- המש"מ) בכל הקשור בהוצאות הלינה, הסעות פנים, הדרכה והסעדה. במקרה זה, גם רשויות מקומיות תוכלנה להשתתף בחלק מהוצאות האירוח, לאחר תיאום של מינהל קש"ח עמן.
9.3 עלויות הטיסות ממדינת המקור לישראל וחזרה יחולו על משתתפי המשלחת המבקרת, במידה וזו משלחת גומלין.
9.4 במידה ואין מדובר במשלחת גומלין, כל העלויות יחולו על חברי המשלחת המתארחת, אלא אם כן יוסכם וינומק אחרת ע"י המינהל, ויאושר במסגרת התקציב המפורט שיוגש ליו"ר ועדת קש"ח, יו"ר מש"מ ומנכ"ל מש"מ.
9.5 מינהל קש"ח יבצע בכל פעם סקר שוק, כנהוג עפ"י כללי נוהל רכש ומכרזים, על מנת לקבוע את מיקום האירוח באופן שייעל וימזער את העלויות מחד גיסא, ויקדם את המטרות המקצועיות של הביקור מאידך גיסא.

10. מתנות/תשורות

10.1 כנהוג, עת יוצאת משלחת מטעם המש"מ לחו"ל ו/או מתקבלת משלחת מחו"ל בארץ, יוענקו תשורות רשמיות מטעם המש"מ, בהתאם לדרג המשתתפים. העלויות הכרוכות ברכש זה יבוצעו בכפוף לנוהל רכש ומכרזים של מש"מ ובמסגרת התקציב השנתי של המינהל, המאושר ע"י יו"ר ועדת קש"ח והנהלת המש"מ.